1st Xtra

Who are you? Where ya been? Where ya from?
Gossip is burning on the tip of your tongue
You lie so much you believe yourself
Judge not lest ye be judged yourself!
                                   "Holier than Thou" - Metallica

     UTILITY SOFTWARE REVIEW: "1ST EXTRA" BY CLEMENS WELLER
                      by Richard Karsmakers

 Around the beginning of April,  I read a Data Becker book  about
using "1st Word Plus". It was very boring, as it was more or less
a  bit  of a manual for people that have illegal  copies  of  the
program (like so many computer books these days).
 Anyway,  a chapter of it was dedicated to a program called  "1st
Xtra".  This was a help program for users of "1st Word Plus" that
among other things allowed the making of columns, an index, and a
list of contents.  I learned that this program was sold with  the
"1st  Word  Plus"  package in Germany only - the  book  had  been
translated  to  Dutch,  not knowing that most Dutch  users  would
probably not get much out of that particular "1st Xtra" chapter.
 It  did mention the address of the author,  one  Clemens  Weller
(some people may know this name because of the "Weller Tools" for
GfA Basic, which were also done by this man).
 As  I  primarily use my ST to do  word  processing,  I  couldn't
resist an urge to write.  This eventually resulted in Mr.  Weller
calling me and consequently sending the package. I was lucky that
he  still had two at home,  as the package was no longer sold  by
him personally - he had sold the rights to Atari Germany, who had
opted to include it in the "1st Word Plus" software.
 In this review,  I will go through the individual options of the
program - and you will get to know what they do.

The graphical user interface

 The screen is divided into 5 parts,  and there are six pull-down
menus to...er...pull down.  The five parts in which the screen is
divided are dedicated to giving you status information about  the
current document in memory (its type,  format,  size, a.o.), your
computer (free RAM,  printer type installed,  current disk  space
free),   the  filter  (valid  characters,   attribute  selection,
length),  output (database format,  layout, a.o.) and the current
process.  This last one is the biggest,  and indicates which line
is being processed,  which words are being found, how much is yet
to be done (by means of a bar that fills as it nears  completion)
and some program status messages.
 Though,  initially,  this may strike one as rather full,  it  is
both  easy to glance at and comprehensive at one time.  With  the
exception  of the process status window,  all the windows can  be
clicked on to get to their pulldown-menu equivalents.

The filter

 The most important part of "1st Xtra" is the 'filter'.  This  is
used  to  specify  the  filter parameters  for  the  other  major
functions  of  the program,  such as the creation  of  an  index,
dictionary or list of contents.
 When  any of these options are activated,  it is  quite  logical
that  not all words in a document should be selected.  You  would
for example not want words like 'the',  'difficult' and  'rather'
to  end up in an index list.  You would also want to specify  how
chapter and paragraph titles can be recognised by the program.
 That's where the filter comes in.
 The filter is built up of five parts.
 The  first  part is  called  'Zeichen/Anfangszeichen'  (English:
Characters/Starting  characters).  With this,  it is possible  to
determine  which  characters should be valid during  any  of  the
functions.  Characters that are NOT will be filtered.   Here  you
can,  for example,  specify if only capitals should be taken - or
not.
 The second part is called 'Wortlänge' (English: Word length). It
is possible to define a range of word lengths here.  Default is 4
to 40,  so that 'the' and 'a' are automatically not included  (as
these  are shorter than 4 characters).  The upper limit  of  this
should  of  course be bigger than 40 if you're doing  a  list  of
contents,   as  the  titles  should  be  used  as  one  big  word
(individual words with fixed spaces between them).
 The third part is 'Attribute'  (English:  Er...attribute).  Here
you can determine what the text style attribute should be of  the
words to be used.  When you would have to do the list of contents
of  this  review,  for example,  it would have  to  be  'exactly'
'underlined',  as the paragraph headings are like that  here.  If
this  article was to have some paragraphs that have  italics  and
bold  as  well,  it  would have to be  'at  least'  'underlined'.
Selectable attributes are 'subscript', 'superscript', underlined,
italics,  light  and  bold.  As I usually tend  to  italicise  my
keywords,  a  list of keywords would be found be  filtering  with
'exactly' 'italics' here.
 The   fourth  part  is  the  exception  dictionary,   which   is
principally  an  ASCII  list  of words  in  a  file.  Words  like
'difficult',  'rather' and 'tremendously' are to be specified. As
the program comes with a German list of exceptions,  you have  to
create  this yourself.  It can contain a maximum of  8192  words.
These should mainly be verbs and pronouns.
 Once   these  settings  have  been  specified   (the   exception
dictionary can be disabled or enabled) you can save them to  disk
- they can,  of course, also be loaded. The filter option further
includes  a  function to enable or disable division of  words  by
means  of the '~' character (hyphenation).  Words that have  been
divided  by  this  can  be  made  whole  again  in  an  index  or
dictionary.

Indexing

 An 'index',  as you probably know,  is a list of words with some
page   numbers   attached  to  them.   The  words   are   ordered
alphabetically,  and  the page numbers correspond with  those  on
which the word occurs.  An index,  thus,  can be used to  quickly
find  some  topics.   Especially  in  technical  books,  this  is
extremely handy.
 When  using  this option,  all filter  settings  are  used.  The
exception  dictionary will have to be used if you don't want  top
end  up  with lots of adjectives,  pronouns and verbs  you  don't
want!

List of contents

 On  MS-DOS machines,  there are supposed to be utterly  advanced
professional word processor packages that allow real-time keeping
of a list of contents when you're e.g. working on a book.
 It's best if your chapter-and paragraph titles are in  capitals,
or  underlined,  or both.  The dot '.' should be selected in  the
filter, no exception dictionary should be loaded.

Line index

 This  is identical to the regular index,  with the exception  of
the  fact that the program now does not look at pages but  lines.
This is, thus, only handy when using straight ASCII files.

Dictionary

 Another  function that is quite identical to the  regular  index
function,  with some major exceptions:  No page numbers are used,
and this function also works on non-WP files.  This is useful for
certain advanced purposes, or for example for creating individual
supplement dictionaries for "1st Word Plus".

Conversion

 Apart from the major functions I mentioned just now, there are a
host  of other functions contained in "1st Xtra".  Some  of  them
have to do with converting text files from and to ASCII,  WP  and
GEM  (GEM is the format that many PC programs use to  save  text.
Yippee!). There are Public Domain utilities to do this, but it is
incredibly nice that it's present in "1st Xtra" nonetheless.
 A  special  conversion  kind that is not commonly  found  in  PD
utilities  is  that  of changing a document  into  one  that  has
several columns.  First you have to reformat your document  using
"1st Word Plus" with the ruler length reduced to the column width
you want.  After that,  "1st Xtra" can convert that document into
one with several columns.  The amount of columns per page and the
distance between individual columns can be specified using  handy
alert  boxes.  All  text styles are  lost  during  this,  however
(something which I find rather strange).

 This     is      an  type the text with a  word  in  the   next
extremely       tiny  ruler   that's    20  line,  it could look
sample  text that  I  characters long,  or  odd.
wrote just because I  just type your  text  Whateverthef.ckisit?
felt like wanting to  normally         and  See?
demonstrate      the  afterwards   convert   Well,  here ends it
things  you  can  do  the    ruler     and  all.   I  hope  this
with        multiple  reformat the  entire  text was long enough
columns.    I   have  text.    The    only  to  illustrate   the
decided to do  three  likely problems  are  principles        of
columns  that   each  those  that   result  multiple     columns
have  a width of  20  when      indenting,  sufficiently.
characters,      and  centring,  and using
that's  really   all  excessively     long
there is to it.  All  words.  If I was  to
you  have to  do  is  type  a  very   long

 The  conversion  options can do  more,  however.  There  is  for
example  an  option that allows you to convert the  .CFG  printer
configuration  back into a documented .HEX file for  adaption  by
the  user.  It  is  further possible to convert  a  multitude  of
picture  file  formats  to .IMG files (to be used  in  "1st  Word
Plus"),  "Degas" files or screen-format files (32000 bytes,  such
as "Doodle").  All target files are in high resolution,  and when
the  source  files  are  low or medium  they  will  be  converted
automatically.
 Source files include "Stad" formats (PAC PIC and  Ixy),  "Degas"
(PI1, PI2 and PI3, but NOT compressed), "Neochrome" (NEO) and all
screen formats (e.g. DOO).

Printer functions

 You  can  output  the  current file  to  a  printer  (with  good
quality), but you can also output it to a data file on disk. This
latter option may sound silly but isn't - it allows "PRINTME.PRN"
files  to  be  made that can be sent to the printer  at  a  later
stage. These allow all printer codes to be sent as well!
 Any pictures in the aforementioned formats can also be printed -
"1st  Xtra" offers a much enhanced printing routine that  results
in  better quality print-outs.  It is also possible  to  download
custom  fonts (some are on the "1st Xtra" disk) to your 9-or  24-
pins printer, and you can make hex dump files.

The final bits

 A  special  pulldown menu called  'Spezial'  (English:  Special)
allows  the last options to be selected.  These  include  "Layout
check" (where 10 pages are displayed in compressed size, to check
page layout),  "Sort lines" (alphabetically sorts the lines in an
ASCII  file,  which is handy if you've been adding words  to  the
exception dictionary I mentioned earlier) and some functions that
allow for easier use of MS-DOS text files.

All beginning is tough, though

 The  most  important  thing you've got to do  before  you  start
actually  using  "1st Xtra" is making sure that your  texts  have
certain characteristics that do not vary.  It is for example  not
advisable  to  start processing any old texts  you've  got  lying
around. There are some things you have to take into consideration
before starting:

1) Words that belong together, such as "1st Word Plus", should be
typed with a fixed space between them.  This makes sure that they
are treated as one entry, for example when creating an index.

2) Chapters  and paragraphs,  when they have names,  should  have
that name underlined,  or written only in capitals.  Using  fixed
spaces in a chapter name consisting of more than one word is also
a prerequisite.

3) If  you're  not using German texts: You've got  to  slam  some
sample  texts  (any you've got that are quite long)  through  the
'lexikon' (i.e.  'dictionary') option.  Get rid of all the  words
you would want to find in such a word list,  and save the rest as
a "1st Xtra" exception dictionary (otherwise, words like "while",
"bigger" and "unfortunately" may end up in a future index,  which
is hardly useful).

Concluding

 "1st  Xtra" is an extremely powerful word processing  tool.  The
only  disadvantage  is  that it is hand-moulded  for  the  German
market,  which requires a bit of time to be invested by any  non-
German user before texts can actually be successfully  processed.
Once this has been done,  however, you've got a utility you won't
be  able  to  do  without  during  any  serious  word  processing
sessions.  It  can make an index and a list of contents,  it  can
convert ASCII<>WP (true WP!),  create multiple columns,  print in
higher quality,  display a document 10 pages at a time, and a lot
more. Doubtless an invaluable piece of software. It's easy to use
because  of  the graphical user's interface and a  splendid  help
mode  that  can  supply  you with alert  boxes  whenever  you  do
something.

Wishes

 No product is perfect,  though "1st Xtra" is very  close.  There
are some disadvantages, however, that may need to be worked on if
the program is to strike a larger audience.

1) It only works in high resolution.  Given the primary market so
far (German serious users),  this is ideal. Once foreign versions
get made, this may have to be altered.

2) There are no keyboard equivalents.  As it is possible to  load
"1st Word Plus" from "1st Xtra",  it could have been the  default
program  to load before loading the word processor.  Due  to  the
lack of keyboard shortcuts, however, this is rather unhandy.

3) When converting a document into one with multiple columns, all
text  styles are lost.  Also,  you first have to create the  text
with the column width you wish using "1st Word Plus".

4) The  manual looks as if it was written  rather  instinctively,
i.e.  without much of a concept.  Also,  some pictures seem to be
missing here and there.  This had better we redone if there is to
be a more international version.

Epilogue

 Yes, another epilogue here.
 The author of "1st Xtra",  Mr. Clemens Weller, begged me to take
up the following with you: He would really like the program to be
sold with "1st Word Plus" in other countries rather than  Germany
only. Principally, this means you should write to GST or Atari in
your  particular country and ask them whether they would like  to
include  "a well known German package called '1st Xtra' that  can
significantly  enhance the possibilities of what no doubt is  the
industry standard word processor on the ST/TT."
 Mr. Weller would really appreciate this, and I think it would be
nice for the word processor users among you as well.  After  all,
"1st Xtra" is an extremely handy and powerful program that is  at
the moment only available to people who buy a German copy of "1st
Word Plus" in Germany.
 From  personal  experience,  I  can assure you that  it  is  one
helluva program to work with. If you want to make an offer to Mr.
Weller  yourself,  please take the trouble of contacting  him  at
Adalbert-Stifter-Str. 27, D-7141 Steinheim a.d. Murr, BRD. Please
give him my beST regards.